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ANTONIO PEREA: ¿CONSEGUIRÁ UN ROBOT HACER LA TAREA DE TRAVEL MANAGER?

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Entrevisto a Antonio Perea (Presidente de AEGVE y Travel Manager de CEPSA):

¿Conseguirá un robot hacer la tarea de Travel Manager?

  1. ¿Cómo empezaste en la “carrera” de Travel Manager? ¿Cómo se “embarca” uno en este mundo?

Mi acceso al mundo de los viajes de negocio fue algo atípico, ya que mi carrera profesional en CEPSA siempre estuvo relacionada con las áreas financieras del Grupo. Sin embargo, en 1996, pasé al Dpto. de Coordinación de Compras y, a los pocos meses y por necesidades internas, empecé a hacerme cargo de las compras de los Servicios Generales de RR.HH. y, entre estas responsabilidades, la de viajes corporativos.

El comienzo fue difícil, pero a la vez apasionante con retos nuevos, implantación de sistemas de licitaciones y el proyecto maestro: conseguir que CEPSA entrara en el Siglo XXI con una aplicación de viajes end-to-end.

En unas jornadas sobre estadísticas de viajes, que impartía un centro oficial del INE (me apuntaba a todo lo que veía relacionado con viajes), coincidí con la Travel Manager de Indra, que en aquel momento era Nati Benito (pre-jubilada a principios del 2016) y me habló de la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa (AEGVE). Lo que me costó fue aprenderme el nombre… :).

Contacté con quien era su Presidente y Fundador, Augusto Pardo, le expuse mi necesidad de formación e información, y a las pocas semanas ya  estaba apuntado a las Jornadas Técnicas, tenía ya teléfonos de profesionales de la gestión de viajes en empresas y todos, absolutamente todos, dispuestos a ayudar a este novato.

Hoy día, no hay mucha variación. Nos llegan socios que acaban de aterrizar en estas responsabilidades o que, estando en Compras o Servicios Generales, el volumen de viajes en sus empresas ha crecido tanto (motivado por las necesidades de las empresas de abrir mercados internacionales debido a la gran crisis que teníamos) que dedican recursos en exclusiva a esta gestión.

Las empresas sí se dan cuenta que, con una gestión eficiente en los viajes de empresa, los ahorros son inmediatos y, además, siempre tendrán un profesional que permitirá estar siempre al día de legislaciones, el Deber de Protección a los empleados (Duty of Care), temas fiscales internacionales o cambios tributarios nacionales, tecnología de última vanguardia en el sector (Big Data, IA, etc.) …

  1. ¿Cuáles consideras que son los temas más importantes para tus empleados a la hora de viajar por negocios?

En los sectores y segmentos que se mueve CEPSA, desde el downstream hasta el upstream, lo primordial es Safety and Security (siento una vez más utilizar anglicismos, pero en este caso, no existe una traducción al castellano que nos diferencien tan claramente estos dos aspectos de seguridad).

El Deber de Protección (Duty of Care) de una empresa hacia sus empleados es de vital importancia y cada vez con más, según los conflictos y situaciones de peligro que vemos, casi a diario, en el mundo.

También se considera que un factor en la retención de talentos, ya no es tanto el sueldo, sino los beneficios sociales que una empresa ofrece a sus empleados y, entre ellos, los viajes de empresa: la comodidad del viaje, la flexibilidad de elección de estancias o, incluso, la prolongación de las mismas. Los sistemas tecnológicos que se ponen al alcance de los empleados, las apps móviles de utilidad para el viajero, etc.

 

  1. En tus años de tantos viajes y experiencias, ¿cuál ha sido la anécdota que más marcado te ha dejado?

Recuerdo con cierta simpatía que después de la inquietud de la noticia de la erupción del volcán islandés (“gracias a internet”) Eyjafjallajökull, con la consiguiente cancelación de más de 5.000 vuelos en toda Europa y saber que teníamos dieciséis empleados “no localizados” y sin posibilidad de tomar sus vuelos de regreso, me encontraba en la boda de un familiar y me pasé la comida con el móvil debajo de la mesa poniendo y recibiendo mensajes con los servicios de urgencias de la agencia de viajes. Algunos empleados cerca de la frontera consiguieron taxis para regresar (los rent-a-car estaban también colapsados por la abrumadora demanda), otros más lejos fletaron autobuses, otros pidieron permiso para extender sus estancias y esperar algunos días (aprovechando para ver más clientes o terminar otros asuntos abiertos).

Cuando llegó el momento en que los novios fueron a cortar la tarta, ya tenía a “los míos” localizados y más o menos colocados.

Hay otras experiencias no tan bonitas de recordar, pero esas quedan en el baúl de los malos tragos…

  1. ¿Cuáles son los rasgos más significativos que tiene que tener un fam-trip o viaje de incentivo para ti, para que sea ideal y perfecto?

Aunque el destino sea a cincuenta kilómetros de distancia, encontrarte con algo novedoso en el mercado, alguna chispa que atraiga tu atención y que digas “eso lo quiero para mí”.

El trabajo de coordinación y que se preste uno a verlo todo, sin ahogarnos en el aburrimiento y, sobre todo, que se planifique muy bien el networking. Son increíbles los contactos que se consiguen en los fam-trips, las buenas amistades que nacen y cómo uno se da cuenta de que tus problemas no son únicos y que siempre hay alguien que puede haber pasado por algo similar a “el problemón” que tienes y te abre la imaginación a ser proactivo en la solución.

Aquí vuelvo a hacer referencia a la primera respuesta de esta entrevista. Los fam-trips me sirvieron mucho para aprender, pero desde luego para hacer amigos que aún hoy mantengo.

  1. ¿Qué es lo que piensas que hace falta para agilizar la vida de un Travel Manager?

Lo principal es que el Travel Manager sea reconocido con una Categoría Profesional en su empresa, acorde con su responsabilidad y el trabajo transversal que desarrolla, donde igual tiene que discutir con los financieros sobre los costes de precios medios de locomoción, asistir a RRHH en la adaptación de las políticas de viajes a las nuevas tecnologías, sentarse y aprender de la Asesoría Jurídica de las nuevas normativas que llegan o, incluso, estar constantemente en proyectos de mejora con los IT de la empresa.

La única vía que un Travel Manager tiene para hacer cumplir las políticas de viajes de las empresas, es tener el 100% de la Dirección de la Compañía, donde se aplica esa política a todo el personal y no existen recovecos o “peros” … La decisión de cambios de productos o aplicaciones que, sin ese respaldo, no tendrían la más mínima posibilidad de éxito.

  1. ¿Qué personalidad debe tener un Travel Manager? (Me refiero a qué rasgos dirías que son básicos para “soportar” el gran trabajo que lleváis a cabo).

Conocer bien a sus compañeros en la empresa –los que viajan- y sus perfiles agrupados en estándares.

Ser empático, pero saber decir que no.

Estar siempre en búsqueda de nuevos productos, servicios novedosos, aplicaciones vanguardistas y en constante contacto con el mundo exterior. Aunque a nadie nos sobre tiempo, en una reunión de treinta minutos con un proveedor que te presenta su portfolio nuevo, puedes encontrar el ahorro, no sólo de costes, sino de horas de trabajo o de búsquedas innecesarias. Muchas veces, las soluciones que nos faltan ya están inventadas y seguro que hay alguien deseando enseñárnosla.

  1. ¿Crees que un robot sería capaz de realizar esta tarea?

¿Ser empático?

¿Conocer bien a los compañeros de la empresa que viajan?

Haré un inciso. Mi hijo está en último año de Ingeniería Informática y su pasión es el Big Data y la Inteligencia Artificial….

Quizás un día podamos llegar a ver una máquina/robot aprendiendo sobre acciones/reacciones, acumulando experiencias y aprendiendo de ellas y, quizás, empiecen a aprender exponencialmente, más allá de lo que podría absorber un humano, quizás.

Unas preguntas:

¿Esas máquinas/robots te estrecharán la mano, te mirarán a los ojos y sabrás que has realizado una buena operación?

¿Te contarán cómo ha sido su día y a la vez empatizarán contigo en tu día de infierno?

Las relaciones humanas son imprescindibles en el mundo de los viajes de empresa. Las máquinas podrán solucionar tus necesidades de control y seguimiento, pero nunca llegarán a darte la tranquilidad y la confianza que te puede dar un compañero, colaborador, empleado o, incluso, un jefe… 🙂

  1. ¿Cómo piensas que evolucionará el “Business Travel” en España?

No es tan difícil o, al menos, a grandes rasgos.

Crucemos el charco y miremos a nuestros mayores en este campo de negocio, lo que en EEUU era “trending topic” hace quince años: hay que tener SBT sí o sí para ahorrar en costes y mirar hacia el futuro, tardó seis/siete años en llegar a España.

Hace sólo seis/siete años que se podían contar, con los dedos de una mano, las grandes empresas que tenían una aplicación de viajes end-to-end y ahora, pues tampoco hacen falta muchas manos para tener esa cifra.

EEUU posee los recursos y las dinámicas ágiles para emprender grandes proyectos y con unos resultados que tardamos en importar.

¿Nuestro futuro?

El móvil. Tener nuestra aplicación de viajes, Deber de Protección, Política de Viajes, Expense Report y hasta la guía de festejos y cartelera de cine de la ciudad donde acabamos de aterrizar, al momento de encender el móvil, mientras esperamos para descender del avión, todo integrado en nuestro Smartphone y, no nos olvidemos, la contrapartida es que tendremos un sistema de tracking 100% controlado por nuestra empresa.

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